Quack Quack,
Định nghĩa ngắn gọn về quản trị (management) là hoàn thành công việc thông qua người khác. Và điều ấy vẫn luôn xảy ra mỗi khi bạn chi tiền từ việc nhỏ như ăn sáng, đi siêu thị cho tới việc lớn như mua xe, xây nhà. Đó đều là những kỹ năng thuộc về quản trị.
Nếu bạn là người nhận tiền để hoàn thành một dịch vụ, bạn cũng có thể đòi hỏi những thứ dưới đây từ người chi tiền cho mình.
Quack:
Bước 1: Hợp đồng
Lỗi sai phổ biến của mọi người khi bắt đầu một mối quan hệ hợp tác là quá hào hứng. Hai bên cảm thấy hợp nhau quá nên chỉ làm thế nào để bắt đầu mọi thứ sớm nhất có thể. Rồi chỉ một thời gian ngắn sau, chúng ta phát hiện ra là mình không hợp nhau đến thế. Và rồi, nhiều thứ không thống nhất từ trước sẽ dẫn tới mâu thuẫn và kết quả cho điều ấy như thế nào thì chắc bạn biết rồi đấy.
Tùy mức độ phức tạp của nhiệm vụ, chúng ta luôn cần có cái đầu lạnh để làm với nhau một cái hợp đồng có thể bằng miệng hoặc bằng văn bản. Khi sự tôn trọng ngày càng mất đi, hợp đồng sẽ trở thành một thứ không thể thiếu cho một mối quan hệ hợp tác lành mạnh.
Khi làm hợp đồng, hai bên sẽ dự đoán trước tất cả các tình huống và giải quyết nó trước khi nó xảy ra. VD: Quyền lợi, nghĩa vụ của mỗi bên chính xác là gì? Điều gì sẽ xảy ra nếu một bên không thể hoàn thành nghĩa vụ? Vân vân và vân vân.
Tuy nhiên, ở một đất nước cảm tính và linh hoạt như chúng ta thì hợp đồng có thể là một thứ còn nhiều xa lạ với mọi người. Hợp đồng nếu không được viết tốt sẽ còn có 2 3 cách hiểu. Và nhiều khi bạn sẽ thấy mọi người sẽ bắt đầu đàm phán sau khi hợp đồng đã được ký. Đây chính xác là một hành vi của trẻ con.
Lý do Vịt nhấn mạnh tầm quan trọng của hợp đồng trong rất nhiều bản tin là vì nó quá quan trọng. Vịt mong bạn đừng để cảm xúc lấn át lý trí rồi để mình tổn thương hết lần này tới lần khác.
Quack Quack:
Bước 2: Làm rõ mô tả công việc
Trên hợp đồng, mô tả công việc có thể sẽ chỉ có vài dòng. Nhưng nếu bạn đi thuê, bạn sẽ cần thêm các tài liệu làm rõ bản mô tả công việc cho từng đầu công việc theo công thức 8W (Who, What, Where, When, How, Why, Way, Worth, What if). Một bản mô tả công việc tốt là bản mô tả mà người thực hiện sẽ không có thêm bất cứ câu hỏi nào trước khi bắt đầu.
Tùy vào mức độ phức tạp của tác vụ và trình độ của người nhận nhiệm vụ, mức độ chi tiết và dài ngắn của bản mô tả công việc sẽ khác nhau. VD: Nếu bạn giao việc cho 1 chuyên gia bán hàng, bạn chỉ cần đưa cho họ một vài con số bạn muốn. Còn nếu giao việc cho 1 thực tập sinh chăm sóc khách hàng, bạn sẽ cần bộ văn bản hướng dẫn chi tiết có thể kèm băng ghi âm và video về việc làm thế nào để thực hiện một cuộc gọi chuẩn mực. Bạn nên văn bản hóa tất cả các hướng dẫn này vì nó có thể dùng đi dùng lại nhiều lần.
Nếu sếp của bạn chưa có cái này, bạn nên xin sếp một khoảng thời gian để phỏng vấn và làm rõ kết quả và kỳ vọng của sếp đối với từng tác vụ. Sự rõ ràng chính là sức mạnh để chúng ta có khoảng trống để chào đón sự sáng tạo và niềm vui.
Tuy nhiên, một lưu ý nhỏ với bạn là không phải ai cũng muốn làm mọi thứ rõ ràng. Vì khi rõ ràng, họ sẽ không thể lợi dụng được tình huống theo chiều hướng có lợi cho mình. Nếu điều đó đang xảy ra với bạn, thì đó chính là một dấu hiệu cảnh báo cho mối quan hệ của bạn với đối tác của mình.
Quack Quack Quack:
Bước 3: Định kỳ so sánh ‘hợp đồng’ và kết quả thực tế
Ở phần này, những gì chúng ta đã thống nhất với nhau nhiều khi sẽ khác với thực tế. Vì vậy, hai bên cần có những khoảng thời gian định kỳ ngồi lại để trao đổi về những sự khác biệt này. Thời gian đầu có thể là theo tuần, rồi càng về sau thì càng thưa hơn như là theo tháng hoặc theo quý.
Khoảng thời gian này sẽ rất quý giá cho cả hai bên để cùng đưa ra những đánh giá để một trong hai bên phải chỉnh sửa và tôn trọng những gì họ cam kết. Ngoài ra, hai bên cũng có thể đưa ra những thay đổi trên hợp đồng dựa trên sự đồng thuận cho phù hợp với thực tế hơn.
Những sự trao đổi thẳng thắn trong thời gian này sẽ giúp hai bên đưa mối quan hệ đi đúng quỹ đạo thay vì dĩ hòa vi quý rồi để những mâu thuẫn bé nhỏ được bùng lên vào một thời điểm khác. Sự thực hành để nói ra điều mình muốn hoặc cảm nhận một cách đúng mực và tôn trọng cũng có thể mất nhiều năm ấy các bạn ạ.
————————-
Thư ngày hôm nay dài rồi, Vịt viết bù cho lá thư ngắn ngắn của tuần trước đó. hihi
Bạn có thể thấy các bước trên làm mọi thứ có vẻ trở nên cứng nhắc và thiếu linh hoạt. Nhưng ở chiều hướng ngược lại, khi mọi kỳ vọng hoàn toàn không rõ ràng, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian để giải quyết các mâu thuẫn sau đấy.
Vì vậy, làm hợp đồng mới là chuẩn bị cho tự do và có kế hoạch mới là chuẩn bị cho hạnh phúc bạn nhé. Vịt mời bạn in lá thư này của mình và để ở đâu đó rồi đọc lại khi cần. Và bạn cũng có thể ứng dụng những nội dung này cho bất kỳ mối quan hệ xã hội nào khác của bạn.
Vịt mến chúc bạn những ngày đầu năm nhiều nụ cười và niềm vui bạn nhé.
Thân mến,
Chú Vịt cười