Quack Quack,
Một cách cơ bản thì quản trị nghĩa là hoàn thành công việc thông qua người khác. Dù Công ty bạn có sơ đồ tổ chức dạng nào, thì quản trị vẫn luôn chỉ có 3 bước là viết hướng dẫn, giám sát hướng dẫn và thực thi hướng dẫn.
Nếu một việc không được hoàn thành như kỳ vọng, thì vấn đề chỉ có thể là đang nằm ở 1 trong 3 bước trên. Hôm nay, chúng ta sẽ cùng đào sâu vào từng bước cụ thể này nhé.
Để minh họa, Vịt sẽ kể bạn nghe về Tuấn – một chủ doanh nghiệp mới thành lập trong lĩnh vực truyền thông. Khởi đầu công việc kinh doanh đầy hứng khởi, nhưng dưới đây lại là những điều đã xảy ra với Tuấn. Biết đâu, bạn lại có thể thấy mình trong câu chuyện của Tuấn.
Quack: Bộ phận viết hướng dẫn
Là một chuyên gia truyền thông, Tuấn không biết làm kế toán. Tuấn tuyển ngay một kế toán và rất nhanh chóng em ý đã xuất hiện để bắt đầu công việc.
Chẳng bao lâu, Tuấn nhận ra em ý đang tạo ra những kết quả công việc bằng thứ ngôn ngữ và phần mềm mà Tuấn không hiểu. Tuấn cũng không biết các số liệu này dùng để làm gì? Có đúng hay không? Tuấn trả lương hàng tháng, nhưng lại hoàn toàn mơ hồ về các kết quả mà mình nhận được.
Tuấn nhờ một chuyên gia xem xét lại số liệu và nhận ra chúng này đều sai về mặt nghiệp vụ hoặc ngay từ khâu nhập liệu. Chán nản! Tuấn tuyển kế toán khác. Họ bước vào và đề xuất một hệ thống mới. Và chẳng bao lâu, cái vòng luẩn quẩn ở trên lại được tiếp diễn.
Sau vô số thất bại, Tuấn nhận ra bài học của mình. Anh bắt đầu viết xuống chính xác các kết quả mà mình muốn nhận được từ kế toán vào cuối mỗi tuần hoặc mỗi tháng. Sau đó, anh làm việc với các chuyên gia để ‘bẻ gẫy’ việc lớn thành từng bước nhỏ với các văn bản hướng dẫn đi kèm.
Với bộ quy trình này, một người không biết nghiệp vụ quá sâu về kế toán vẫn có thể làm được. Nó còn giúp Công ty không còn phụ thuộc vào nhân sự. Nếu một người nghỉ việc thì người tiếp theo vẫn sẽ kế thừa và làm đúng các quy trình sẵn có.
Sau khi hoàn thành, Tuấn thư thái thưởng thức một tách cà phê và cảm nhận dường như cuộc đời mình như đang dần bước sang trang mới.
Quack Quack: Bộ phận thực thi hướng dẫn
Bây giờ, Tuấn đã tự tin giao việc kế toán cho các nhân sự theo từng bước nhỏ. Mọi thứ dường như đã bắt đầu dễ dàng và hứng khởi.
Nhưng không, đó mới chỉ là khởi đầu của cơn ác mộng tiếp theo …
Các nhân sự được Tuấn tuyển người thì tranh cãi với các hướng dẫn, người thì không thể thực hiện theo đúng hướng dẫn. Nếu quy trình có 7 bước, họ làm 4 bước. Và nếu không thể hoàn thành công việc, thì ‘cỗ máy lý do’ trong họ bắt đầu hoạt động. Nào là em không hiểu, tắc đường, tai nạn, việc gia đình, … Tất cả đều là vấn đề khách quan hoặc của người khác.
Năng lượng của Tuấn bị vắt kiệt trong những cuộc tranh cãi, giục giã, thuyết phục, thậm chí là cả … nịnh hót. Kết quả công việc thì chẳng thấy đâu, trong khi tiền lương lại vẫn phải trả.
Tuấn chợt nhận ra mình không còn là chủ doanh nghiệp nữa, mà là một thư ký nhắc việc cho tất cả mọi người. Con người thì ngày càng khô héo khi Tuấn dần trở thành nô lệ trong chính Công ty của mình.
Không chấp nhận số phận, Tuấn quyết định xây dựng một bộ phận giám sát và truyền cảm hứng để thay mình làm những việc trên.
Quack Quack Quack: Bộ phận giám sát hướng dẫn
Đây chính là bộ phận đầu tiên mà một Công ty cần có.
Vì nếu thiếu nó, chủ doanh nghiệp hoặc các trưởng phòng sẽ trở thành thư ký.
Vai trò và trách nhiệm đầu tiên của bộ phận này là đảm bảo các nhân sự đã đọc, trao đổi, hiểu và đồng ý với hướng dẫn. Bước 2, họ giám sát tiến trình hoàn thành và truyền cảm hứng cho mỗi nhân sự. Và cuối cùng, họ so sánh hướng dẫn và kết quả rồi đưa ra các đề xuất thưởng phạt. Đội ngũ này còn có quyền quyết định cho nhân sự nghỉ việc nếu nhân sự thất bại trong việc cung cấp các kết quả khách quan.
Và chắc chắn rồi, Tuấn cũng xây dựng một bộ quy trình gồm các bước thực hiện công việc chi tiết và đầy đủ cho bộ phận này. Giờ đây, gánh nặng của Tuấn dần được giải phóng và niềm vui cũng dần trở lại. Anh bắt đầu tự tin khi giao việc vì anh biết các nội dung này sẽ được bảo vệ và thực thi.
Tuấn cũng nhận ra một sự thật là khâu tuyển dụng mình càng làm tốt bao nhiêu thì bộ phận giám sát càng đỡ vất vả bấy nhiêu. Chất lượng đời sống của toàn Công ty cũng theo đó mà tăng lên. Mọi tình bạn cần phải được xây dựng trên nền tảng của sự tôn trọng. Nếu trong công việc còn không có điều ấy, thì cũng chẳng có tình bạn nào cả.
——————–
Bạn thân mến,
Sơ đồ tổ chức The Trao Way làm mọi thứ trở nên đơn giản và rõ ràng. Nếu là Công ty lớn, bạn sẽ không cần phải thuê một chuyên gia toàn thời gian, chỉ để làm thư ký cho cấp dưới. Hoặc nếu một vấn đề xảy ra, bạn cũng biết là nó đang nằm ở đâu để có biện pháp điều chỉnh phù hợp.
Đây là cách mà mọi hạt giống nảy mầm, mọi cơ thể được tạo ra hoặc mọi nông dân tạo nên mùa màng. Và phương pháp tự nhiên ấy cũng hoàn toàn có thể ứng dụng trong một doanh nghiệp thay cho các sơ đồ tổ chức truyền thống.
Vịt mến chúc bạn một cuối tuần được hít thở sâu và nhiều nụ cười.
Thân mến,
Chú Vịt cười
Ê khỉ, sao trông bạn buồn thế?