Quack Quack,
Xin chào,
Chúng ta luôn tưởng mình muốn có nhiều thời gian hơn. Nhưng điều chúng ta thực sự muốn không phải là nhiều hơn, mà là chất lượng hơn. Bởi vì, nếu chúng ta chỉ buồn rầu ủ rũ, thì nhiều thời gian hơn cũng có để làm gì đâu?
Trong một bản tin, Vịt từng chia sẻ về việc ‘đừng để mất thời gian quản trị thời gian’, bởi vì thứ chúng ta cần tập trung là quản trị năng lượng. Và hôm nay, Vịt sẽ chia sẻ với các bạn một phương pháp đã tạo nên cuộc cách mạng trong việc quản trị năng lượng và thời gian của Vịt.
Quack: Nhịp điệu thời gian
Từ bé tới lớn, phương pháp quản trị chúng ta thường sử dụng là tạo ra một danh sách các việc phải làm (to-do list). Và mỗi ngày, chúng ta sẽ xử lý từng việc trên bảng danh sách này. Nghe thật hợp lý, nhưng hậu quả của việc ấy là gì?
- Chúng ta dễ dành quá nhiều thời gian cho những việc không quan trọng.
- Sau đó, chúng ta lại luôn không có đủ thời gian cho việc quan trọng.
- Chúng ta làm trong trạng thái lo âu vì không biết các đầu công việc khác khi nào sẽ được hoàn thành.
Không những vậy, làm việc theo to-do list còn có thể làm chúng ta cảm thấy chán nản hoặc thất bại vì sự thật là chẳng ai hoàn thành được cái to-do list của mình cả.
Nếu đọc tới đây mà bạn thấy mình đang như vậy thì đừng lo, vì Vịt sắp giới thiệu cho bạn một phương pháp giúp đời sống của bạn sang trang luôn, như nó đã từng giúp được Vịt vậy.
Chú Vịt cười xin hân hạnh giới thiệu phương pháp ‘Time Blocking’ (hay Time Boxing), Vịt tạm dịch là nhịp điệu thời gian.
Hãy tưởng tượng việc hoàn thành dự án cũng giống như chơi một bản nhạc. Nếu xem mỗi giờ là 1 ô nhịp thì ‘bản nhạc’ 1 tuần của bạn sẽ có khoảng 40 ô nhịp. Bây giờ, bạn sẽ phân tích xem 40 ô nhịp này sẽ được chơi như thế nào?
Đầu tiên, bạn tạo ra chủ đề cho mỗi ngày. VD: Nhịp điệu cơ bản của Vịt sẽ như sau:
- Thứ 2: Nghiên cứu phát triển
- Thứ 3: Marketing
- Thứ 4: Chăm sóc khách hàng
- Thứ 5: Kế toán / tài chính
- Thứ 6: Nhân sự
- Thứ 7 và chủ nhật: Nghỉ ngơi thư giãn và làm việc tùy thích.
Sau đó, mỗi ngày có 8 ô nhịp, bạn sẽ tiếp tục viết ra mỗi ô nhịp sẽ là chủ đề gì? Mình ví dụ marketing thì có thể có 1 ô dành cho nội dung, 1 ô dành cho quảng cáo, 1 ô dành cho quay video. Bạn cũng chỉ nên lên kế hoạch cho 5 – 6 ô nhịp mỗi ngày và để 2 – 3 ô nhịp cho những việc khẩn cấp hoặc ngẫu hứng.
Bây giờ, bạn có thể chuyển toàn bộ các tác vụ trên to-do list của bạn vào các ô nhịp thời gian. Bạn đã biết khi nào mình sẽ làm gì, và cũng đừng quên chia sẻ danh sách này cho đội nhóm của bạn. Điều này càng quan trọng hơn nếu bạn là lãnh đạo. Hãy thử tưởng tượng, nhạc trưởng mà sai nhịp thì dàn nhạc sẽ chơi như thế nào đây?
Quack Quack: Phương pháp này có gì mà lợi hại thế?
- Đầu tiên, ta chuyển từ bị động sang chủ động. Chúng ta không đi qua mỗi ngày bằng cách phản ứng lại những gì sẽ xảy ra, mà biết rõ chính xác mình sẽ làm gì vào khung giờ nào.
- Tận dụng sức mạnh của ‘sản xuất hàng loạt’ (economy of scale): khi gom nhiều việc có cùng chủ đề vào 1 khung giờ, chúng ta sẽ giải quyết nhanh hơn. Giả định mình dành 1 giờ dành riêng cho việc dọn nhà thôi là nhà cũng đã có thể gọn như thế nào rồi.
- Cơ hội để thưởng thức trạng thái làm việc sâu (deep work), là trạng thái phiêu cùng công việc như đang chơi 1 bản nhạc. Bạn làm được vì bạn biết rằng tất cả những việc quan trọng khác đều đã có khung giờ xử lý, vậy thì còn gì phải lo nữa nhỉ.
- Phối hợp đồng bộ: Nhịp điệu của tất cả mọi người có thể liên quan tới nhau. Nhịp điệu của cấp trên sẽ dẫn dắt nhịp điệu của cấp dưới.
- Và cuối cùng, sau mỗi giờ, bạn cảm thấy sự thỏa mãn và chiến thắng. Mỗi ngày trôi qua, ‘hòn tuyết lăn’ lại trở nên mạnh mẽ hơn và chẳng bao lâu nhịp điệu trong tổ chức của bạn sẽ trở nên không thể cản phá.
Ngần đó giá trị đã đủ thuyết phục bạn cho phương pháp này một lần thử chưa?
Quack Quack Quack: Một số lưu ý khi bắt đầu
- Việc thực hành một mình sẽ gặp phải rất nhiều thách thức. Nếu có thể, hãy tạo thành những nhóm 2 – 3 bạn cùng nhau thực hành sẽ giúp mọi thứ trở nên hiệu quả hơn.
- Bạn cũng có thể ứng dụng phương pháp này cho cả các khung giờ nghỉ ngơi và vui chơi trong cuộc sống. VD: Mỗi ngày bạn khóa 2 giờ cho việc ăn và ngủ trưa chẳng hạn.
- Hãy sử dụng 1 công cụ lịch như Google Calendar (hoặc các phần mềm tương đương khác) để hỗ trợ bạn. VD: Google Calendar có tính năng gửi thông báo cho bạn về những lịch sắp xảy ra.
- Giữa mỗi ô nhịp cần có khoảng nghỉ từ 5 – 15 phút, cũng giống như giữa 2 nốt nhạc sẽ luôn có 1 khoảng trống.
- Nếu bạn bị lỡ 1 nhịp vì một lý do nào đó, thì đừng lo! Bạn có thể làm bù vào khung giờ ngẫu hứng cùng ngày, hoặc để việc đó vào khung thời gian của nó ở tuần sau. Điều tệ nhất là cứ phải đuổi theo quá khứ.
- Và cuối cùng, phương pháp nhịp điệu thời gian này sẽ hoạt động như một cái máy đập nhịp. Đầu tiên, người nghệ sỹ cần dành hàng ngàn giờ tập luyện cùng máy đập nhịp. Nhưng khi trong người có nhịp, họ có thể bỏ cái máy đi để được ngẫu hứng hoàn toàn. Hiện tại, Vịt ngẫu hứng nhiều hơn, và cũng không tập trung quá nhiều vào từng ô nhịp. Nhưng để làm được như thế, Vịt đã thực hành nhiều năm theo phương pháp này để mọi thứ dần trở nên tự nhiên rồi.
———————-
Bạn thân mến,
Nhịp điệu là thứ tạo nên cuộc sống. Nếu ngắm nhìn, bạn sẽ thấy nhịp điệu ở khắp nơi trong tự nhiên từ vòng xoay trái đất, ngày đêm, mùa màng … cho tới trong cơ thể như trái tim hoặc hơi thở. Đó là lý do bạn cần bảo vệ cái nhịp điệu quý giá này, như bảo vệ sự sống của chính mình vậy.
Phương pháp nhịp điệu thời gian sẽ giúp bạn có một bộ khung và nền món để đưa mọi thứ vào nhịp điệu, giúp bạn thưởng thức cuộc sống và công việc một cách sâu sắc, như đang chơi một bản nhạc hay.
Và Vịt hy vọng lá thư này sẽ mở ra một con đường tới những ngày đầy tự do và cảm hứng cho bạn.
Thân mến,
Chú Vịt cười