Quack Quack,
Một trong những việc quan trọng nhất mà nhiều nhà khởi nghiệp thường bỏ qua là vẽ sơ đồ tổ chức. Sơ đồ này thể hiện các vị trí và mô tả công việc đi kèm; giúp mỗi người đều biết rõ vai trò, trách nhiệm và cả quyền lợi của mình.
Hãy ngắm nhìn cách cơ thể làm việc. Đó là một tổ chức (Organization) với sự phối hợp của rất nhiều các cơ quan (Organs). Mỗi cơ quan đều biết mình phải làm gì. Công việc của bộ phận này sẽ ảnh hưởng tới bộ phận kia và toàn bộ tổ chức. Và khi 1 bộ phận có vấn đề, hệ thống báo động sẽ ‘kêu gào’ để nhờ sự hỗ trợ từ bên ngoài.
Sẽ thế nào nếu gan phải đi làm công việc của tim? Chẳng bao lâu tổ chức sẽ hỗn loạn và có thể sụp đổ bất cứ lúc nào.
Quack: Sơ đồ tổ chức truyền thống
Nếu hỏi một chủ doanh nghiệp về sơ đồ tổ chức, có lẽ nhắm mắt họ cũng vẽ ra một cái sơ đồ rất truyền thống gồm Giám đốc ở trên và trưởng các bộ phận marketing, kinh doanh, kế toán, sản xuất … ở dưới.
Đây là một dạng sơ đồ tổ chức được ứng dụng phổ biến. Tuy nhiên, sơ đồ này có rất nhiều bất cập:
- Mỗi bộ phận có tính chuyên môn hóa cao, khó phối hợp với nhau. Nguồn lực của mỗi bộ phận bị bó hẹp và thiếu linh hoạt.
- Các trưởng bộ phận không trực tiếp tạo ra doanh thu, nhưng vẫn đòi hỏi một mức đãi ngộ theo mặt bằng thị trường, chứ không phải giá trị cống hiến.
- Và dù nhận lương cao, nhưng họ vẫn phải làm nhiều việc của một thư ký như nhắc việc, giám sát hay dí deadline. VD: Hãy tưởng tượng một Giám đốc marketing được trả lương 5,000 đô la / tháng nhưng vẫn phải nhắc việc cho thư ký của mình.
Quack Quack: Sơ đồ tổ chức The Trao Way
Từ các vấn đề trên, The Trao Way đã vẽ lại một sơ đồ tổ chức mới. Như Vịt đã từng đề cập trong bản tin trước đây, mỗi tổ chức muốn hoàn thành một việc sẽ luôn có 3 bước:
- Viết hướng dẫn (Tạo ra hạt giống)
- Triển khai (Tạo ra kết quả)
- Giám sát: so sánh hướng dẫn và kết quả công việc
Hãy ngắm nhìn một hạt giống. Bên trong mỗi hạt đều chứa mọi hướng dẫn nảy mầm, lớn lên và đơm hoa kết trái. Khi được gieo vào đất, hạt sẽ luôn biết khi nào mình phải làm gì.
Hãy ngắm nhìn một tòa nhà được xây dựng. Bản vẽ thiết kế chính là hướng dẫn. Công nhân là những người triển khai và đội ngũ giám sát sẽ đảm bảo công trình được xây dựng đúng theo bản vẽ.
Đây cũng là cách mà các hệ thống nhượng quyền được tạo ra. Mcdonald đã biến những học sinh cấp 3 trở thành đầu bếp nhờ vào một bộ hướng dẫn và công cụ hỗ trợ chuẩn xác tới từng giây. Nhờ thế, chuỗi có thể nhân rộng và quản trị hàng chục ngàn cửa hàng trên toàn thế giới.
Như vậy, sơ đồ tổ chức theo The Trao Way sẽ được chia thành 3 bộ phận tương ứng với 3 bước hoàn thành công việc. Đó là đội ngũ viết hướng dẫn, đội ngũ giám sát và đội ngũ triển khai.
Quack Quack Quack: Sơ đồ mới giúp tất cả các vị trí đều tạo ra doanh thu.
Bộ văn bản hướng dẫn là một tài sản của doanh nghiệp. Tài sản này có giá trị tái sử dụng, đóng gói và bán được. Để tạo ra bộ văn bản và công cụ quản lý này ở các cấp độ, Công ty cũng có thể cân nhắc sử dụng thêm cả nguồn lực từ các đơn vị tư vấn.
Đội ngũ giám sát được tách ra làm giảm áp lực cho đội ngũ hướng dẫn. Một người sếp ngây thơ sẽ nghĩ rằng chỉ cần giao việc là mọi thứ sẽ được hoàn thành. Trên thực tế, quá trình ấy còn nhiều vấn đề như nhân sự quên việc, không đọc hướng dẫn hoặc làm sai hướng dẫn … Chính vì vậy; việc giám sát, truyền cảm hứng và đánh giá nhân sự là một khối lượng công việc rất lớn. Nếu thiếu đội ngũ này, việc mở Công ty sẽ không khác nào đi vào địa ngục.
Và cuối cùng, đội ngũ triển khai sẽ được nhận một bộ văn bản hướng dẫn chi tiết theo đúng năng lực thực thi của mình. Việc hoàn thành công việc sẽ trở nên thông suốt, chính xác và dễ dàng; ngay từ lần đầu thực hiện.
Việc đồng bộ hóa lại sơ đồ tổ chức theo mô hình The Trao Way có thể sẽ cần nhiều thời gian, nhưng đổi lại người làm chủ sẽ sớm thấy con đường tự do. Bạn có muốn tự do không?
“Mọi thành công bắt đầu từ hạt.
Mọi tương lai bắt đầu từ ước mơ
… và sau đó là các quyết định.”
Vịt mến chúc bạn một cuối tuần tự do.
Thương mến,
Chú Vịt cười
Cánh cửa tới tự do