Quack Quack,
Khi đi làm, hẳn chúng ta đều từng trải qua việc chạy ‘deadline’ (hạn chót). Deadline từ lâu đã trở thành một công cụ quản trị kinh điển. Chúng ta sẽ không lạ gì khi bị sếp dí deadline ngay khi giao việc. Thậm chí, deadline còn dính chặt với chính sách lương thưởng và sự thể hiện của năng lực cá nhân.
Tuy nhiên, deadline không phải là cách tự nhiên làm việc. Trong ‘the Trao Way’, chúng mình gần như xóa bỏ deadline. Tại Trao, Deadline hầu như không xuất hiện và nếu có thường là chỉ với các đối tác ngoài khi họ chưa quen với phương pháp làm việc mới.
Hôm nay, Vịt sẽ kể bạn nghe cách để deadline không còn là nỗi ám ảnh.
Quack: Tại sao chúng ta cần deadline?
Tới đầu thế kỷ 20, deadline mới dần trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp. Và có nhiều lý do để chúng ta cần phương pháp quản trị này:
- Chấm dứt trì hoãn: Nếu yêu cầu bạn hoàn thành một việc trong 3 ngày hay 3 tuần, có thể bạn sẽ đều làm được. Deadline tạo ra sự tập trung và năng lượng giúp tạo ra kết quả.
- Làm việc theo nhóm: Trong tổ chức, kết quả của người này sẽ trở thành đầu vào cho công việc của người khác. Deadline giúp các dòng chảy công việc được chạy một cách trơn tru.
- Tăng cường sáng tạo: Dưới sức ép của deadline, đôi khi chúng ta sẽ tìm thấy những cách thức sáng tạo hơn để hoàn thành 1 việc. Người ta thường nói ‘không có áp lực, không có kim cương’ là như thế.
Quack Quack: Vậy tại sao ta ghét deadline?
Mặc dù có nhiều lợi ích nhưng nếu hỏi bạn có thích deadline không? Mình chắc là hầu hết sẽ đều nói không.
Nguồn gốc của từ Deadline đến từ các nhà tù vào thế kỷ 18. Đó là các đường giới hạn sự di chuyển của các tù nhân. Nếu tù nhân chạy qua, họ sẽ bị bắn. Và theo một cách nào đó, tạo ra một deadline là tạo ra một nhà tù.
Thật khó để tính được khoảng thời gian hợp lý cho một dự án hoàn thành. Vì thế, deadline làm chúng ta liên tục trong trạng thái stress và bị bào mòn. Đôi khi, nó tạo ra những cuộc chạy nước rút không cần thiết. Và với sự tham vọng của nhiều người, thì việc hoàn thành deadline gần như rất khó. Nếu làm được, các deadline mới sẽ còn ‘phiêu lưu’ hơn nữa. Nên chẳng bao lâu, deadline sẽ làm chúng ta cảm thấy mình như những kẻ thất bại.
Quack Quack Quack: Những thói quen mới
Không có deadline, chúng ta có thể rơi vào trạng thái miên man, trì trệ. Còn có deadline thì lại dễ thua cuộc. Vậy ta phải làm như thế nào đây? Vịt xin phép chia sẻ với bạn 5 chiếc chìa khóa mà chúng mình đã làm để deadline trở nên dễ chịu hơn:
- Lên kế hoạch tầm xa: Về mặt bản chất, chúng ta có thể dự báo được nhiều chuyện xảy ra trong tương lai dựa vào các chu kỳ kinh doanh. Nhờ đó, các kế hoạch có thể được lên từ rất sớm. Tại Trao, chúng mình luôn bắt đầu triển khai dự án 6 tháng hoặc thậm chí 2 năm trước thời điểm cần. Điều này giúp cho mọi thứ trở nên dễ thở hơn. Nếu có một điều gì đó cản trở kế hoạch thì cũng không quá đáng sợ, vì chúng ta vẫn còn thời gian sửa chữa.
- Đặt ngân sách thời gian (như là nhịp điệu): Thật khó để đặt deadline vì ta đâu biết cần bao lâu mới hoàn thành một việc. Vì vậy, chúng ta có thể đặt ngân sách thời gian cho từng việc. Việc càng quan trọng thì càng được cho nhiều giờ hơn. Mình ví dụ là mỗi tuần mình luôn dành 4 giờ cho việc viết sách.
- Chiến thắng từng giờ: Đây là việc khó nè vì sẽ có bao điều làm ta xao nhãng. Nhưng thay vì nghĩ tới chuyện lớn thì ta hãy thưởng thức một giờ làm việc thật trọn vẹn đi. Không quan trọng quãng đường bao xa, chỉ cần ngày nào cũng bước thì kiểu gì cũng tới. Nếu có một giờ trọn vẹn, ta sẽ làm tiếp được một giờ nữa. Chẳng bao lâu, chúng ta sẽ có nhiều ngày, nhiều tháng, nhiều năm được cống hiến và vui chơi trong công việc.
- Xây dựng thói quen: Hãy nhìn cách cơ thể chúng ta vận hành. Các bộ phận cứ thế làm việc nhịp nhàng vì mọi thứ đều là thói quen như ăn uống, hít thở, tiêu hóa … Một tổ chức cũng có thể vận hành như một cơ thể. Tất cả các công việc thói quen đều có thể dự đoán được trước khung giờ hoàn thành. Khi đó, chúng ta sẽ tiết kiệm được nhiều năng lượng để xử lý những dự án phát sinh.
- Tạo ra Deadline khi cần: Deadline vẫn cần được tạo ra trong một số trường hợp nhất định, để tăng sự tập trung, làm việc nhóm hoặc do sức ép thị trường. Áp lực và stress ở mức độ vừa đủ là rất cần thiết cho sự phát triển. Sau những đợt áp lực, chúng ta sẽ lại trở về trạng thái nhịp nhàng, bền bỉ trước đó.
Vịt hy vọng 5 chiếc chìa khóa này sẽ giúp bạn từng bước mở được cánh cửa của nhà tù deadline. Và bạn biết không? Đó chắc chắn là một việc đầy thách thức, vì chúng ta đã bị quen vận hành với deadline. Có đứa trẻ nào lại không học bài cấp tốc trước các kỳ thi? Chạy deadline gần như là cách duy nhất mà chúng ta từng biết để hoàn thành một việc.
Để bước tới một đời sống tự do hơn, chúng ta cần bẻ gẫy được những thói quen cũ. Nghe thì đơn giản, nhưng lại chẳng đơn giản tí nào. Chính vì nó khó, nên chúng ta có thể bắt đầu ngày từ hôm nay. Con đường bao xa mà ngày nào cũng tiến lên thì kiểu gì cũng tới.
Và việc mình tới hay không cũng đâu quan trọng bằng việc mình đã vui thế nào trên từng bước chân. Vịt mến chúc bạn một cuối tuần không phải chạy deadline. hihi
Thân mến,
Chú Vịt cười
Khoe với các bạn chiếc logo mới của Vịt nè 😀