Quack Quack,
Xin chào các bạn,
Quản trị là hoàn thành công việc thông qua người khác. Cái định nghĩa tưởng chừng đơn giản mà lại có thể làm ta điêu đứng bao năm? Hôm nay, chúng ta sẽ cùng ‘zoom in’ phần đầu tiên và cũng là phần khó nhất của quản trị. Đó là viết hướng dẫn.
Chúng ta không thể thu hoạch dưa chuột bằng cách gieo hạt táo. Trong hạt cũng chứa toàn bộ hướng dẫn nảy mầm, ra hoa và kết quả. Việc viết hướng dẫn chính là tạo ra hạt giống. Còn việc làm theo hướng dẫn sẽ giống như thu hoạch.
Nếu sếp thất bại trong việc viết hướng dẫn thì cũng là thất bại từ trước khi ‘mùa màng’ bắt đầu mất rồi.
Quack: Tôi không biết mình muốn gì.
Đây là vấn đề phổ biến đầu tiên. Sếp muốn một cái gì đó, nhưng lại không rõ là cái gì. Mặc dù vậy, sếp vẫn phải giao việc. Và thế là, nhân sự cũng cố gắng tạo ra một kết quả gì đó. Để rồi, sếp nói đó không phải là cái sếp muốn và ‘bạn hãy làm lại đi’. Cái vòng luẩn quẩn cứ thế tiếp diễn dẫn đến sự mệt mỏi và tuyệt vọng cho cả hai bên.
Cũng vì chưa nghĩ thấu đáo, sếp liên tục thay đổi ý định và thường xuyên cáu gắt vì mọi thứ không theo ý mình. Nhưng ý sếp là gì đến sếp cũng không hiểu thì làm sao người khác hiểu được?
Một người sếp có kinh nghiệm sẽ biết việc viết hướng dẫn là một khối lượng công việc rất lớn. Vì vậy, họ nghiêm túc viết xuống các yêu cầu của mình cùng đội ngũ quản trị trước khi chuyển giao cho đội ngũ thực thi. Một hướng dẫn tốt sẽ giúp công việc được hoàn thành chính xác ngay từ lần đầu triển khai, giúp tiết kiệm thời gian và tăng sự hứng khởi cho toàn đội ngũ.
Quack Quack: Tôi không có đủ chuyên môn.
Đây là vấn đề phổ biến tiếp theo vì sếp đâu phải là siêu nhân cái gì cũng biết. Tùy thuộc vào năng lực nhân sự, Công ty cần cung cấp hướng dẫn ở mức độ chi tiết khác nhau. Nếu đó là một chuyên gia, sếp chỉ cần nói vài câu. Nhưng nếu đó là một thực tập sinh, thì lượng hướng dẫn có thể sẽ cần rất chi tiết.
Trong trường hợp này, sếp nên thuê một chuyên gia cùng viết hướng dẫn với mình. Quá trình làm việc cùng chuyên gia sẽ giúp sếp học được nhiều điểm mù trong chính doanh nghiệp của mình. Tất nhiên vì không có đủ chuyên môn nên việc tuyển đúng chuyên gia cũng đã là một thử thách rất lớn và cần thời gian.
Một chuyên gia thực sự sẽ biết bẻ gãy những việc có chuyên môn cao thành từng bước nhỏ để ai cũng có thể tham gia vào từng mắt xích. Nhờ đó, chi phí tạo ra kết quả sẽ được tiết kiệm một cách đáng kể.
Quack Quack Quack: Văn bản hướng dẫn trông sẽ như thế nào?
Đầu tiên, sếp nên hạn chế giao việc bằng miệng vì hiểu nhầm luôn là một chi phí ‘siêu to khổng lồ’. Nếu có văn bản giao việc, sếp sẽ không phải nói lại từ đầu khi ai đó thất bại, mà chỉ cần gửi văn bản đó cho một người khác.
Một văn bản hướng dẫn thành công là văn bản trả lời mọi câu hỏi như ai, cái gì, tại sao, ở đâu, khi nào, bao nhiêu và kịch bản xử lý các rủi ro. Hoàn thành văn bản này là một khối lượng công việc rất lớn, vì vậy sếp và đội ngũ quản trị có thể ‘chia nhỏ để chinh phục’. Chẳng hạn như, các sếp viết hướng dẫn tầm nhìn và chiến lược vào thứ 2, hướng dẫn chiến thuật vào thứ 3 và hướng dẫn chi tiết vào thứ 4.
Ví dụ: Công ty cần tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm. Thứ 2, sếp chỉ viết các tiêu chuẩn định hướng sự kiện như là tuyên ngôn trải nghiệm khách hàng. Thứ 3, sếp viết tiếp danh sách các đầu việc lớn giúp sự kiện thành công như địa điểm, âm thanh, ánh sáng, … Còn thứ 4, sếp sẽ viết hướng dẫn chi tiết như hát bài gì, thuê ca sỹ nào hoặc tổ chức sự kiện ở đâu. Bạn hãy tưởng tượng việc này giống như vẽ một sơ đồ tư duy với cấp độ chi tiết tăng dần. Chưa kể, sếp cũng cần thời gian để quyết định từng nội dung liên quan tới đề bài. Vì vậy, việc hoàn thành toàn bộ hướng dẫn trong một ngày có thể là quá tham vọng và gây kiệt sức.
Việc giao việc cũng có thể diễn ra từng bước tương ứng hoặc lý tưởng hơn thì các hướng dẫn cần được hoàn thành 2 tuần trước khi đội ngũ thực thi bắt đầu. Bằng cách này, đội ngũ thực thi cũng có thời gian tham vấn các ý tưởng và Công ty cũng xóa bỏ được văn hóa ‘luôn và ngay’.
Như vậy là tạm ổn rồi. Phần còn lại là sếp cần thay đổi thói quen, và đây luôn là một thử thách rất lớn vì có thể thói quen cũ đã ăn vào ‘máu thịt’ suốt hàng chục năm rồi. Nếu mình không thay đổi, thì các kết quả cũng sẽ vẫn vậy thôi.
Vịt mến chúc các sếp một ngày thứ 6 dễ thương và một cuối tuần thư thái.
Thân mến,
Chú Vịt Cười
Tuần vừa rồi, kho hàng của Trao nằm ngoài đê cũng bị ngập, nên Vịt cũng phải đi chạy lụt cùng mọi người. Bữa nay, nước cũng rút hơn xíu rồi mọi người ạ!