Quack Quack,
Xin chào các bạn,
Trong lá thư trước, Vịt đã chia sẻ các bước để viết một văn bản hướng dẫn công việc. Đó mới là thử thách đầu tiên bởi vì kể cả khi sở hữu một văn bản hướng dẫn hoàn hảo với đủ mọi thông tin, nhân sự vẫn có thể thất bại trong khâu thực thi.
Nếu làm quản trị, hẳn bạn sẽ không ít lần cảm thấy tuyệt vọng khi bất đắc dĩ phải trở thành trợ lý của trợ lý. Nếu không thay đổi, bạn sẽ sớm kiệt sức khi phải làm nô lệ trong chính doanh nghiệp mình tạo ra.
Hôm nay, chúng ta sẽ cùng ‘zoom in’ từng bước cản trở các nhà quản trị ‘tạo ra kết quả thông qua người khác’ bạn nhé.
Quack: Thách thức khi tiếp nhận
Nếu bạn để ý sẽ thấy các sếp thường xuyên có tật nói lặp, một nội dung sẽ phải nói vài lần. Điều này là vì họ không tin tưởng nhân sự sẽ ghi nhớ đầy đủ các yêu cầu. Bạn sẽ thấy tình trạng quên xảy ra ở khắp mọi nơi từ các công sở và gia đình tới các quán xá.
Tình trạng này có thể là do nhân sự không thể ‘trống rỗng’ trước khi nhận việc. Khi tâm trí đầy suy nghĩ, họ sẽ không có chỗ cho một thông tin nào khác. Vì vậy, chỉ vài phút sau, mọi nội dung vừa được trao đổi đã không còn đọng lại gì, cho tới khi có ai đó nhắc lại.
Hơn nữa, khi không thể tập trung, nhân sự cũng không tiếp nhận được thông tin một cách đầy đủ và sẽ hiểu các nội dung theo cách họ muốn hiểu. Thay vì làm công việc theo 5 bước, họ sẽ làm 2 bước rồi làm hỏng mọi thứ.
Khi hiểu nhầm có thể xảy ra, nhân sự cũng thường không đặt câu hỏi. Họ giả định và tin tuyệt đối vào cái giả định đó. Và khi họ đã chọn tin, thì không điều gì có thể lay chuyển niềm tin ấy được nữa.
Quack Quack: Thách thức khi triển khai
Giả định khi công việc được tiếp nhận một cách trơn tru, thì ‘kiếp nạn’ tiếp theo của thực thi không chỉ là chuyên môn, mà còn là nhiều loại bệnh tâm lý.
Đầu tiên là sự trì hoãn. Người lao động thường sẽ không có hành động gì đáng kể nếu không phải chịu ‘deadline’ hoặc KPI. Đây là một thói quen được xây dựng trong suốt thời gian đi học, khi họ luôn được cha mẹ và thầy cô đôn đốc hoàn thành bài tập.
Tiếp đó, nếu các kết quả không được tạo ra theo đúng đề bài, nhà quản trị sẽ phải đối mặt với ‘kiếp nạn’ tiếp theo. Cỗ máy lý do sẽ bắt đầu hoạt động. Thay vì tìm cách giải quyết, nhân sự sẽ liên tục đưa ra các lý do để bao biện. Họ còn có thể đổ tại Công ty hoặc sếp. Hành vi thao túng tâm lý ‘gaslighting’ có thể làm các sếp bắt đầu tin vào sự yếu kém của mình.
Và cuối cùng, khi cái tôi bị tổn thương, họ có thể để ‘con quái vật’ trong họ xổng chuồng rồi làm tất cả những gì nó muốn như một đứa trẻ trong cơn ăn vạ.
Quack Quack Quack: Vậy các sếp có thể làm gì?
Vịt hy vọng lá thư này sẽ giúp bạn thoáng nhìn thấy những trở ngại trong thực thi. Khi chọn nhìn vào sự thật, chúng ta sẽ giảm được các kỳ vọng, để tránh bị thất vọng.
Nếu lường trước được các thử thách, bạn hoàn toàn có thể có phương án chuẩn bị, thay vì chỉ phản ứng lại khi mọi thứ xảy ra. Các sếp có thể cân nhắc một số ý tưởng dưới đây:
- Tuyển dụng: Đây là khâu đầu tiên cần tập trung để giúp doanh nghiệp tìm được những nhân sự có ‘hạt giống tốt’ về chuyên môn và sự tôn trọng.
- Thử việc: Khi có nhân sự mới, các sếp đừng hào hứng quá rồi đưa cho họ nhiều việc. Sếp chỉ cần giao một vài việc nhỏ rồi quan sát. Từng việc nhỏ được hoàn thành một cách trọn vẹn sẽ giúp hai bên xây dựng niềm tin để tiếp tục có thêm những chiến thắng nhỏ khác.
- Đào tạo: Như Vịt từng chia sẻ, không phải nhân sự nào cũng muốn được đào tạo hoặc có thể đào tạo. Nhưng nếu tìm thấy ‘những hạt giống tốt’, thì đây sẽ là một trong những khoản đầu tư hiệu quả nhất của Công ty.
Một doanh nghiệp cũng giống như một dàn nhạc. Chỉ cần một nhạc công đánh loạn nhịp cũng có thể phá hủy hoàn toàn cái đẹp của âm nhạc. Vì vậy, xây dựng một doanh nghiệp ‘hữu cơ’ cũng không thể vội vàng, mà cần bắt đầu từ từng người một. Rõ ràng là ta vẫn thích nghe nhạc từ một người chơi đúng nhịp hơn một dàn nhạc loạn nhịp phải không?
Vịt mến chúc các sếp sẽ luôn thư thái để con đường được dần mở ra cho bạn nha.
Thân mến,
Chú Vịt cười